Dicas para fazer uma boa Gestão de Projetos

Dicas para fazer uma boa Gestão de Projetos

Gestão de Projetos: Planeamento e factores que podem influenciar a sua execução

A Gestão de Projetos pode ser algo bem complicado uma vez que é necessário ter em consideração diversas variáveis aquando o planeamento de um projeto. Prazos, custos, riscos são alguns dos fatores que o gestor de projetos deve considerar quando faz o planeamento. Mesmo depois do projeto iniciado, existem também outros fatores que podem afetar a sua execução.

Pensando na nossa realidade, costumamos seguir alguns pressupostos básicos que nos têm acompanhado na execução de projetos, essencialmente na área de tecnologias de informação. São eles:

Organização

Não adianta tentar gerir projetos sem ser organizado, sem manter um controlo e o histórico de tudo que está a ser feito. Desde a fase de planeamento até à finalização do projeto, passando pela execução, é importante manter um registo de tudo que está a acontecer e de forma organizada. Acumular um monte de anotações desconexas ou simplesmente controlar o projeto de cabeça não ajuda em nada. Para isso, o gestor de projeto deve usar uma ferramenta que auxilie o seu trabalho.

Fonte: Software “Project Management”, RCR Management Solutions

O importante é que este ou qualquer outra ferramenta auxilie na hora de definir as entregas, atividades, planear os custos, montar um cronograma e manter o registo de tudo que for sendo executado, inclusive registando eventuais atrasos nas entregas.

Com tudo organizado o GP consegue rapidamente ver o estado do projeto e reformular aspetos para mitigar riscos nas futuras entregas. Assim fica fácil entender, por exemplo, em quais entregas foram causados mais problemas, e utilizar essas informações históricas na hora de planear novos projetos.

Definição de Âmbito

Este é um problema que costuma acontecer com frequência, mas que nunca deveria acontecer: Situações em que a meio do projeto o cliente pede uma mudança, é importante evitar isso ao máximo!

Para resolver esse problema é necessário definir muito bem o âmbito do projeto. A comunicação entre o gestor de projeto e o cliente deve ser bem clara visando alinhar as expectativas. Não é necessário tentar acelerar a aceitação do cliente ao âmbito do projeto mas faça com que ele entenda, antes mesmo de começar o projeto, sobre tudo que irá acontecer na fase de execução e que ele não seja apanhado de surpresa apenas quando as atividades estiverem a acontecer ou, no pior cenário, quando já estiverem concluídas.

É importante investir na hora de definir o âmbito. Entender bem os requisitos do cliente e traduzir isso em entregas fazendo com que ele aceite exatamente o que foi planeado, nem mais nem menos.

Antecipação de Riscos

O gestor de projeto tem que se esforçar para pensar em todos os riscos possíveis que possam ocorrer durante a execução. Quanto mais experiente, mais fácil é a identificação com base nos projetos passados.

Por isso identifique os principais riscos que podem criar impacto durante o projeto. Tente prever possíveis atrasos e outros problemas que podem vir a acontecer. Uma boa maneira de antecipar riscos é olhar o histórico de outros projetos e tentar entender em quais etapas pode haver mais problemas e como mitigar essa vertente de risco.

Apesar de uma boa gestão de riscos, adversidades irão sempre existir e como tal será sempre necessário o “plano B”, minimizando impactos no cronograma e claro, no projeto final.

Evitar Atrasos

Para não sair do cronograma evite, na hora de definir os tempos das tarefas, tentar adivinhar esse tipo de informação sozinho. Comunicar com a equipa é essencial para o bom andamento do projeto e, na hora de planeá-lo, sempre que possível, confira com a equipa se o tempo para realizar as tarefas é suficiente. É necessário envolver a equipa com o plano de entrega, vincando o compromisso, para que se possa cumprir tudo no tempo certo e esperado.

Custos do Projeto

Parte essencial na hora de planear e acompanhamento da execução do projeto são os custos. A orçamentação pode parecer uma tarefa mecânica mas é talvez a que exige mais tempo e sensibilidade por parte do gestor de projeto. Depois do bom planeamento e detalhe dos custos aquando a definição do âmbito do projeto, ficará mais fácil monitorizá-los durante a sua execução. A antecipação dos principais custos podem ser um factor diferencial, principalmente na hora de incluir os custos do projeto no preço do serviço. É necessário então uma análise detalhada dos custos, fazer um rigoroso planeamento financeiro, definir um orçamento e controlá-lo durante a execução.

Últimas Considerações

Estas são apenas algumas directrizes básicas que implementos aquando os nossos projetos. Apesar dos fundamentos de base de uma boa gestão de projetos julgamos que estes são um bom fio condutor para o sucesso dos mesmos!

Precisa de ajuda sobre como implementar uma metodologia completa de gestão de projetos ajustada às necessidades da sua empresa?
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