O controlo orçamental de uma empresa sugere o estabelecimento de orçamentos relacionando as responsabilidades dos executivos às exigências de uma política de melhoramento e monitorização contínua dos resultados reais com os previsionais, seja para garantir por ação individual o objetivo delineado, seja para fornecer uma base para sua revisão periódica.

Uma das formas de melhorar o controlo orçamental da sua empresa é investir tempo na construção das suas próprias ferramentas. No entanto, é frequente encontrar no mercado ferramentas/softwares bastante profissionais, suficientemente automatizados para tornar ainda mais eficiente o seu trabalho e análises de forma a melhorar os seus processos de decisão. O Software Controlo Orçamental da RCR é um exemplo disso mesmo: é uma aplicação direcionada para as áreas de previsão, análise e controlo orçamental. Através deste software, é possível elaborar um orçamento detalhado, de uma forma muito simples e rápida. É ainda possível a comparação de dados históricos, que podem ser importados de balancetes em Excel ou ficheiros SAFT, tornando a análise de desvios mais rápida e criteriosa.

Trabalhe os mapas previsionais para a elaboração do orçamento, demonstração de resultados e balanço no software controlo orçamental. Por exemplo: Mapa de rendimentos, Mapa de CMVMC, Mapa de FSE, Mapa de Gastos com Pessoal, Mapa de Investimentos, Mapa de Desinvestimentos, Mapa de Amortizações, Mapa de Financiamento, Mapa de Serviço da Dívida, Demonstração de Resultados, Balanço e Orçamento de Tesouraria e Financeiro.

Inputs Gerais: É um mapa de pressupostos. Recebe a informação geral sobre as principais variáveis previsionais. Por exemplo: taxa de IRC, Nº de casas decimais, prazos médios de pagamento e recebimento. Todos os prazos de pagamento e recebimentos devem ser introduzidos em dias.

Mapa de rendimentos: Introduzem-se os rendimentos por tipo (mercadorias, produtos e prestações de serviços) e as respetivas taxas de IVA.

Mapa de CMVMC: Devem ser introduzidos os valores das compras e dos consumos mensais. Os inventários anuais serão colocados automaticamente com a importação dos balancetes. Existe a possibilidade de definir a taxa de IVA e a % do CMVMC que é um gasto fixo.

Mapa de FSE: Recolhe os valores mensais de cada rubrica dos FSE. Existe a possibilidade de definir a taxa de IVA e a % do CMVMC que é um gasto fixo.

Mapa de Gastos com Pessoal: Recolhe os valores referentes aos gastos com pessoal. Existe a possibilidade de definir a taxa de SS (Segurança Social) e a % do gasto que é fixo.

Outros Gastos: Recolhe os valores referentes aos outros gastos. Existe a possibilidade de definir a % do gasto que é fixo.

Mapa de Investimentos: Identificam-se aqui todos os investimentos essenciais à operacionalização do negócio que serão adquiridos ao longo do ano. Existe a possibilidade de definir a taxa de IVA e a designação das rubricas.

Mapa de Desinvestimentos (Valor contabilístico a abater): Recolhe a informação referente ao valor contabilístico a abater devido à alienação de ativos.

Mapa de Desinvestimentos (Valor de venda): Recolhe a informação referente ao valor de venda obtido com a alienação de ativos.

Mapa de Amortizações: Em função das taxas de amortização indicadas pelo utilizador, são calculados os valores das amortizações previsionais. O utilizador também pode introduzir manualmente as amortizações que irão transitar do ano histórico.

Mapa de Financiamento: Identifica os valores do financiamento da atividade. A componente referente aos empréstimos bancários é efetuada noutro mapa e recolhida para este.

Mapa de Serviço da Dívida: Recolhe a informação dos empréstimos de médio e longo prazo e de curto prazo, quer novos quer os já existentes que transitam do ano anterior. O utilizador pode indicar a taxa de juro e o valor que eventualmente poderá ser amortizado.

Demonstração de Resultados: É elaborada automaticamente. A Demonstração de Resultados reflete os rendimentos, os gastos e os resultados ocorridos ao longo dos meses.

Balanço: É elaborado automaticamente. O Balanço representa a situação patrimonial da empresa (ativos, dívida e capital) num determinado momento de tempo. Existe a possibilidade de alterar a rubrica “Diferimentos” para o caso particular do projeto ser financiado por subsídios não reembolsáveis. Neste caso, o seu valor é contabilizado em Proveitos Diferidos (Passivo) no momento do recebimento. Em cada exercício, é considerado um proveito extraordinário no valor equivalente às amortizações do imobilizado na proporção do incentivo sobre o investimento. Este valor é abatido em cada exercício aos proveitos diferidos no balanço.

Orçamento de Tesouraria e Financeiro: É elaborado automaticamente. No entanto, o utilizador pode definir mensalmente os pagamentos e recebimentos mensais referentes às seguintes rubricas: Vendas do ano anterior; Outros rendimentos e ganhos do ano anterior; EOEP, Compras de mercadorias e FSE do ano anterior; Investimentos do ano anterior, Suprimentos de sócios e Outros pagamentos.

Existem determinadas áreas no software controlo orçamental onde é possível orçamentar valores de forma detalhada:

• Venda de Produtos
• Vendas de Mercadorias
• Prestação de Serviços
• Custo de Mercadorias
• IVA Vendas de Produtos
• IVA Vendas de Mercadorias
• IVA Prestação de Serviços
• IVA Compra de Mercadorias
• IVA Compra de Matérias Primas

Como adicionar itens ao orçamento? O exemplo que damos de seguida é válido para qualquer outro dos itens.

Para criar um programa de vendas de produto escolha o separador Venda de Produtos.

Para adicionar/remover produtos utilize os botões “mais” e “menos” localizados no canto superior direito do ecrã dos Inputs Previsionais Detalhados.

De seguida orçamente as unidades ou quantidades para cada mês e os preços unitários. O programa fará automaticamente o cálculo do valor das vendas.

Se pretender orçamentar o IVA dos produtos clique no separador IVA Venda de Produtos. Irá verificar que foi acrescentado automaticamente o produto que inseriu no programa de vendas. Defina a taxa de IVA do produto e os cálculos serão feitos automaticamente e passarão a estar integrados com o orçamento global.

Todo este procedimento é válido para qualquer outro programa de vendas ou gastos (serviços, mercadorias ou matérias primas).

Elabore a análise de desvios entre os valores previsionais e reais nos seguintes mapas do software controlo orçamental:

• Mapa de Rendimentos
• Mapa de CMVMV
• Mapa de FSE
• Mapa de Gastos com Pessoal
• Outros Gastos
• Mapa de Investimentos
• Mapa de Financiamento
• Demonstração de Resultados
• Balanço

Existem várias formas de explorar a visualização destes mapas, como por exemplo:

• Visualizar os valores por período.
• Visualizar os valores em acumulado.
• Selecionar ou não a visualização da coluna previsional.
• Selecionar ou não a visualização da coluna real.
• Selecionar ou não a visualização da coluna desvios.
• Selecionar ou não a visualização de cada mês.

Para carregar os dados reais/históricos o Controlo Orçamental possibilita-lhe a integração de balancetes vindos da sua contabilidade. O software da RCR Controlo Orçamental utiliza a tecnologia Moduuli (R) Engine desenvolvida pela NewStart. Esta integração permite-lhe importar dados de balancetes em Excel ou ficheiros SAFT e carregá-los de forma automática e rápida nos mapas do Controlo Orçamental.

O software controlo orçamental disponibiliza-lhe 3 dashboards com as seguintes análises:

• Análise do Desvios.
• Desvios por Rubrica.
• Análise Económica e Financeira.

O ecrã da “Análise de Desvios” tem por objetivo apresentar os principais desvios relativamente às contas principais (por exemplo: resultados, vendas, prestação de serviços, CMVMV, FSE, Gastos com Pessoal, etc.), a demonstração de resultados, o orçamento de tesouraria e ainda comentários aos desvios.

Em qualquer parte do software do controlo orçamental, é possível ativar/desativar a visualização de um quadro flutuante da “Análise de Sensibilidade”. A função do quadro é permitir que o utilizador possa instantaneamente visualizar o impacto de uma alteração numa variável crítica dos valores previsionais:

• Vendas de produtos
• Vendas de mercadorias
• Prestação de Serviços
• CMVMC
• FSE
• Gastos com Pessoal
• PMR
• PMP
• Financiamento bancário
• Custo do financiamento bancário

Quando a variável está em 100% não estamos a alterar nenhuma das projeções, ou seja, o valor mantém-se. Se colocarmos 110%, significa que pretendemos aumentar em 10% a variável. Se colocarmos em 85%, significa que pretendemos reduzir essa variável em 15%.

É essencialmente um dashboard que apresenta graficamente as principais rubricas da demonstração de resultados e do balanço. É possível ver os valores por período ou em acumulado.

• Através da opção de menu: Definições Abrir definições gráficas, é possível:
• Escolher a informação que se pretende visualizar (Rendimentos, Gastos, Investimentos, Financiamentos, Balanço e Resultados).
• Posicionar a informação no dashboard.
• Escolher o tipo de gráfico para as séries previsionais e reais.
• Visualizar a linha de tendência.
• Definir o tamanho da letra da informação dos eixos.
• Definir o tamanho da letra dos valores.

Este dashboard tem por objetivo apresentar uma análise económica e financeira sucinta. Para além de apresentar os principais indicadores de gestão (Rendibilidade líquida das vendas, Rendibilidade operacional das vendas, PMR, PMP, Custo do Passivo, % de gastos fixos, etc.), apresenta-os graficamente e elabora comentários automáticos aos valores previsionais e reais.

O Controlo Orçamental é um instrumento de excelência que permite aos gestores um controlo de gestão eficaz. Não só apela à obrigatoriedade de planeamento a curto/médio e a longo prazo e pensar estratégico, como permite a construção de modelo para avaliar o desempenho, proporcionando um controlo de gestão eficaz, sendo possível a tomada de decisões corretivas quase imediatas para manter o desempenho da empresa dentro do desejado.

Autor: Rogério Rêga (Contabilista Certificado) – Ver perfil Linkedin