Um sistema integrado de informação de controlo de gestão deve ser transversal a toda a empresa, desde a simples recolha de dados até ao planeamento e pensar estratégico.

Muitas vezes a gestão é referida como sendo a soma de todas as atividades de decisão que têm lugar numa organização. Desta forma, gerir é escolher as melhores ações a tomar, mas para isto são necessárias informações da mais variada natureza.

A monitorização tem duas vertentes:

1. A vigilância, detetar o que está bem ou não;
2. A autoridade ou domínio, a capacidade de poder agir;

O Controlo de Gestão é um conjunto de métodos para recolher informação e usá-la posteriormente com o intuito de monitorizar e exercer um domínio sobre a evolução da organização. Este controlo deve ser exercido em todos os níveis da empresa, tratando-se de um novo paradigma que pode definir uma empresa – “data ou information driven”.

Abordamos uma variável que é peça chave em todo este processo: informação. É a informação recolhida no interior da empresa que permite comparar o estado dos indicadores atuais, como custos, vendas, etc, com as metas previstas.

Outras variáveis importantes saltam à vista: previsões, objetivos e até mesmo orçamentos. São as metas relevantes que devem ser previamente definidos pela gestão de topo.

Se a diferença entre as metas/previsões e os indicadores reais for significativa, será necessário atuar tomando medidas corretivas. Para haver este tipo de comportamentos é indispensável que exista um modo eficaz e rápido para informar os responsáveis para que sejam tomadas as respetivas ações.

A rapidez é um fator essencial em qualquer sistema de controlo de gestão, dispensando-se, portanto, qualquer comportamento permissivo, sem qualquer medida. Tomar observações parciais e com elas tirar conclusões para um todo, permite corrigir o que muito provavelmente está mal num espaço de tempo ainda mais reduzido. Para que este tipo de ações aconteça em “tempo real”, é necessário a definição de responsáveis para cada área da empresa.

Este sistema deverá ser compreensível (fácil de entender e difundir) e aceitável (os critérios devem ser realistas).

Pode-se então, numa primeira análise referir algumas regras básicas para a implementação de um sistema de controlo de gestão numa organização:

1. Definir os indicadores relevantes a cada área da empresa;
2. Escolher os responsáveis que terão que responder pelos desvios;
3. Definir (de forma realista) quais os valores de comparação e os desvios aceitáveis;
4. Estabelecer um meio de informar rapidamente o responsável para que ele possa atuar.

Um Dashboard é um instrumento de controlo de gestão poderoso que pode facilitar e melhorar os processos de tomada de decisão. As vantagens para as empresas com a implementação dos melhores instrumentos de controlo de gestão são consideráveis. O tipo de indicadores que são utilizado para a construção de um Dashboard variam de empresa para empresa. Dependem essencialmente da estratégia, dos objectivos operacionais, das preocupações relativas ao negócio e dos aspectos que merecem uma monitorização mais atenta.

Autor: Ângelo Rêga (Consultor RCR) – ver perfil Linkedin