O caminho para o ROI é construído por KPI´s e Storytelling

kpis storytelling dashboards empresas

O caminho para o ROI é construído por KPI´s e Storytelling

O caminho para o ROI é construído com métricas, mas nem sempre estas se relacionam diretamente com aspetos de gestão, metas ou objetivos do negócio. As métricas muitas vezes podem ser insuficientes para dizer aos decisores onde eles estão em relação aos objetivos definidos, que progresso foi feito e como esses números podem ajudar a orientar o negócio.

Na minha opinião, mapear os KPI´s (Key Performance Indicators), construir dashboards e contar histórias através da visualização de dados é uma das melhores maneiras de obrigar os decisores a agir. No entanto, o longo caminho para a visualização dos dados começa mais a montante do que a maioria das pessoas pensa. Ora vejamos:

Requisitos da organização

O passo mais crítico para a visualização de dados é aferir quais são os requisitos da organização em relação às suas necessidades e como agregar as métricas para os KPIs escolhidos. A melhor maneira de iniciar este processo é aferir os factos: quais são as bases de dados existentes? O quão disperso estão os dados e qual o âmbito? De seguida, é necessário definir muito bem e com critério quais serão as medidas e conferir profundidade aos dados para que a informação que pretendemos obter seja clara e capaz de contar a historia do desempenho da organização. Por último definir os requisitos em termos de monitorização é igualmente importante – Tipologia de relatórios, análises, dashboards, serviços de alerta, etc.

Resumidamente:

  • Passo 1: Base de Dados X Y Z existentes, que dados constam nelas e que estão dentro do âmbito do trabalho;
  • Passo 2: Âmbito – dados históricos até “# anos” atrás;
  • Passo 3: Relação entre dados ;
  • Passo 4: Quais as medidas – “vendas”, “clientes” p.e.;
  • Passo 5: Profundidade – “% de novos clientes em comparação com período homologo”;
  • Passo 6: Requisitos de monitorização: definir que tipo de relatórios são pretendidos? Relatórios estáticos ou self service BI? Outputs analíticos, i.e. relatórios diários, semanais, mensais e com que sinais de alerta? Tipologia de dashboards, entre outros.

Esta pode ser a primeira etapa para obter um sistema de monitorização de KPI´s eficaz, talvez a mais exigente em termos de planeamento, mas é certamente um passo assertivo em direção ao principal objetivo: obter insights e informação clara e de qualidade sobre o negócio.

Credibilidade da informação – Alinhar KPI´s com qualidade de dados

Alinhar os KPI´s às metas e objetivos da organização são importantes para a recolha de dados e relatórios de gestão, mas para fins de visualização, é necessário benchmarks e metas para contextualizar KPI´s em relação ao actual estado e objetivos. Esta informação não deve limitar-se apenas a informações on-line, mas também a informações reais, vendas por exemplo. Na realidade, nenhuma solução é 100% precisa, e existem vários fatores que podem afetar essa recolha de dados. Então, por que não ir diretamente à fonte – Base de Dados? O pior cenário possível é tomar decisões mal informadas ou existirem valores dispares para o mesmo indicador em diferentes relatórios.

Representar em relação aos objetivos

Hoje em dia é necessário considerar sempre o resultado que é desejável alcançar – métricas de desempenho, KPI´s em relação às metas e objetivos por causa da natureza do social media. Exemplificando, um resultado pode ser a exposição, as métricas seriam o nº de vezes que foi mencionado ou o alcance da publicação e o KPI seria custo da exposição originada pela campanha. Neste caso, é necessário pensar como é desejável apresentar os dados da campanha em relação ao propósito da mesma para o negócio. Eu recomendaria alguma limitação no que diz respeito à quantidade de dados mostrada nas visualizações do KPI (2 ou 3 categorias no máximo) para evitar confusão.

Contextualizar

Então, qual é a história? O que se está a tentar dizer aos decisores e quais as ações que devem ser tomadas? Os KPI´s não são apenas métricas, mas são uma parte importante da história e devem levar a ações. Ao longo dos relatórios, coloque-se na posição do seu superior. Pergunte: “Qual é a história?”, “Qual é a importância?” e “qual o valor para a empresa?”

Deseja melhorar a monitorização dos seus KPI´s?

A parte visual e os aspetos que o levam a agregar os seus KPI´s num dashboard são muito importantes. A perceção visual por si só já contextualiza a informação. Aposte no design dos seus dashboards, é determinante para a comunicação. Dicas para “preparar o cenário”:

  1. Se o processo de “leitura” de informação por parte do utilizador principal é da direita para a esquerda, o dashboard deve fazer o mesmo;
  2. Agrupe KPI´s relacionados no mesmo dashboard;
  3. 3) Pode ser interessante obter alguma correlação entre métricas independentes. P.e. métricas de vendas, marketing, como se relacionam – mais uma vez, o storytelling.

Confirme se a história se adequa ao público alvo

Lembre-se que o objetivo é informar os decisores. Os KPI´s são apenas um meio para o fim, mas deve fazer sentido para o público alvo. Geralmente consegue-se isso comparando os KPI´s com os benchmarks da indústria/setor ou comparando diretamente os dados de um concorrente. É também necessária uma comparação com as metas definidas e, portanto, fazer uma comparação do estado atual do KPI com o projetado, sendo este input de máxima valorização para o decisor. Adicionalmente deverá ser considerado o valor da informação e a quem está a ser entregue devendo a configuração dos dados ser feita para comunicar em diferentes áreas de negócio, departamentos ou utilizadores.

Considerações Finais: Sendo assim, porque razão isto tudo é tão importante?

As vantagens com a implementação de sistemas “inteligentes” que permitam a monitorização em tempo real dos principais KPI´s são e serão cada vez mais imprescindíveis em qualquer ambiente empresarial.

A visualização KPI´s – através de dashboards – torna-se uma obrigação, pois ajudam os gestores a digerir rapidamente as informações mais relevantes. A combinação gráfica e analítica significa que os utilizadores, independentemente do nível hierárquico, não só podem visualizar como a sua organização está a executar em tempo real, como também os possibilita de tomar as ações necessárias para implementar medidas corretivas, bem como aproveitar novas oportunidades de negócio. É uma abordagem eficaz em termos de resultados. Passamos somente a atuar num contexto de “informação de qualidade“.

Poupar tempo e ganhar aquilo que é mais importante: tomar as melhores decisões para a empresa.


Autor: Ângelo Rêga (Consultor RCR) – ver perfil Linkedin

Transforme dados em informação de qualidade e melhore processos de monitorização de indicadores chave (KPI´s) e processos de tomada de decisão.
Quer saber quais as vantagens para a sua empresa? Clique aqui AGORA!