O controlo orçamental é uma componente de extrema importância do processo de gestão orçamental das empresas. Assumir que se pode planear e executar o orçamento sem a sua monitorização – o controlo – pode traduzir que o seu método de trabalho é limitado e sem dúvida, ineficiente. É pertinente afirmar que a monitorização/controlo orçamental é um processo indispensável no seu processo orçamental e claro, na definição eficaz e eficiente da sua ferramenta de gestão.

Os objetivos do controlo orçamental podem influenciar positivamente o desempenho da sua empresa. O controlo orçamental:

• Permite que os gestores tracem objetivos realistas e atingíveis, elaborem planos que sejam concretizáveis e tenham conhecimento da componente externa envolvente à empresa opera;
• Permite a monitorização constante das atividades desenvolvidas e comparação frequente dos resultados (real vs. Objetivos), determinando os desvios e permitindo avaliar o desempenho e apoiar processos de tomada de decisão de ações corretivas. Ou seja, analisar de que forma é que as previsões foram otimistas/pessimistas ou se as realizações estão acima ou abaixo das expetativas, identificar as causas, imputar responsabilidades e implementar medidas corretivas se for o caso;
• Obriga os gestores a agir! O nível de atuação dos gestores é mais eficaz atendendo à frequência com que monitoriza, define planos, implementa novas ideias. responsáveis a adotar medidas corretivas e a escolher planos contingentes, concebidos com outros métodos e novas ideias.

A previsão, o delinear de objetivos e metas, a definição de programas e o apuramento dos desvios são características do controlo orçamental. A análise de desvios deve ser um meio para o fim. Ou seja, os desvios são um meio para avaliar o desempenho de uma empresa em determinado momento. O conhecimento, o olhar crítico para as causas desses desvios e o saber explicá-los em relação ao previsto pode ser mais relevante do que a sua tradução numérica através de um custo. Importa perceber qual a sua origem e relevância e que orientações seguir para ação e responsabilização dos responsáveis.

O passo a seguir ao apuramento e identificação dos desvios e as causas que os originaram, é a elaboração dos respetivos relatórios de gestão. O grau de detalhe dos relatórios deverá depender da estrutura do orçamento e da decomposição com que foi elaborado. Trata-se de um sistema de informação e aperfeiçoamento para conseguir um acompanhamento mais eficaz da empresa. A informação que consta nos relatórios deve ser precisa e de acordo com a relevância que assume para o utilizador final. Idealmente, a elaboração de relatórios para a gestão de topo deve conter informação referente à eficiência organizacional no que diz respeito ao desempenho global da empresa.

Os relatórios de gestão devem contemplar um conjunto de regras básicas:

• Para quem: personalizar, customizar a informação que consta no relatório para o utilizador final, relacionando-o com um responsável e evidenciando a sua responsabilidade;
• Âmbito do relatório: definição clara da informação que consta no relatório, por exemplo, estabelecer uma relação entre o que se realizou e o que se deveria ter realizado (análise comparativa);
• Processo de ação: análise da origem dos desvios e adoção de processos de tomada de ação corretivas. Estas ações podem ser processos corretivos propostos ou até mesmo medidas já postas em prática anteriormente.

Os orçamentos, na generalidade das empresas, são entendidos como uma ferramenta de controlo dos quadros superiores e raramente são vistos como uma ferramenta de apoio à gestão. A sua utilidade é muitas vezes negligenciada por parte dos gestores e das empresas.

A gestão baseada num sistema orçamental permite:

• Planear e coordenar as atividades;
• Melhorar planos de comunicação e planos de ação;
• Motivar para alcançar os objetivos da organização;
• Monitorizar performance;
• Analisar e avaliar o desempenho.

Existem vantagens significativas para as empresas inerentes de uma boa gestão orçamental. Mais do que ser uma ferramenta técnica e de apoio ao gestor, este deve contemplar a definição de objetivos realistas para iniciativas futuras bem como articular e coordenar as diversas áreas funcionais da empresa.

O controlo orçamental permite interligar as diversas áreas funcionais da empresa, favorecendo o alinhamento dos diferentes objetivos. É desejável e exigível uma articulação na estrutura hierárquica (alinhamento vertical) com os objetivos estratégicos e planos de ação nas diversas áreas da empresa (alinhamento horizontal).

O planeamento e preparação do orçamento permite reduzir o risco de erro inerente à falha/ausência de informação.

É fundamental o estreitamento das linhas de comunicação entre as diversas áreas da empresa. O orçamento será tanto mais eficiente e eficaz quanto mais se diminuírem as barreiras à comunicação.

O orçamento deve assegurar a troca de informação entre os responsáveis das diferentes áreas da empresa de forma a melhorar os processos de tomada de decisão e tempos de ação. Adicionalmente, valorizar a comunicação descendente torna-se peça chave, uma vez que é a forma de comunicar os objetivos estratégicos da empresa, bem como a identificação dos pontos fortes, bem como os fracos, e também proporcionar uma gestão eficiente de recursos por parte dos responsáveis de cada área da empresa.

Gerir é monitorizar, gerir é tomar decisões! A elaboração do orçamento permite, simultaneamente, uma monitorização mais assertiva dos resultados, isto é, permite continuamente a comparação dos resultados atuais com os valores orçamentados, análise dos objetivos delineados, interpretar resultados e desencadear ações corretivas.

O processo de orçamentação confere ainda às empresas uma excelente forma de avaliar constantemente o seu desempenho. Controlo e comparação mensal ente os valores reais e os valores projetados (orçamentados). Nota: não confundir esta análise comparativa em relação a períodos homólogos.

O orçamento deve ser um instrumento de gestão descentralizado, um instrumento de planeamento, de motivação, de coordenação e um instrumento de avaliação. O orçamento deve ser visto como um instrumento descentralizado porque a gestão de topo ou administração define os objetivos globais para a empresa e participa na fixação dos objetivos das áreas ou centros de responsabilidade, sendo a sua execução e controlo da responsabilidade dos responsáveis. O orçamento enquanto instrumento de planeamento justifica-se se for baseado no trabalho de análise do meio envolvente da empresa. Para que o orçamento não seja apenas um exercício de estimativa e previsão e sirva para conceptualização e racionalização internas deve ser elaborado em convergência com a estratégia da empresa a curto e a longo prazo.

Por último, o orçamento também deve incutir um espírito motivador. O alcançar de resultados e ser compensado por isso. O efeito motivacional deve ser uma constante, quer pelo fato de influenciar os responsáveis a alcançar melhores resultados quer pelo fato de estimular a satisfação pelo trabalho que é executado. O orçamento é definido e visto como instrumento de avaliação por permitir acompanhamento, interpretação e avaliação dos resultados.

Tornar os processos de gestão das empresas mais eficientes e eficazes, traduz-se em vantagens competitivas importantes para as empresas, conferindo capacidades de melhorar a sua performance a nível financeiro e económico, ao mesmo tempo que confere um excelente instrumento de apoio para a gestão de topo.

Nesta publicação apresentamos a importância da utilização do orçamento como uma ferramenta essencial na gestão das empresas, sendo um elemento de destaque no planeamento, controlo e organização das empresas.

Verificou-se que o orçamento, se aplicado de forma eficiente, proporciona uma base sólida de informações que auxiliam os gestores nos processos de tomada de decisões. Neste sentido, entende-se que o orçamento é indispensável no processo de avaliação do desempenho, onde são identificados desvios e onde os mesmos podem ser mitigados e/ou corrigidos para que se verifique o sucesso no alcance dos objetivos inicialmente projetados. Deste modo, é possível afirmar que através da execução orçamental, os gestores podem guiar as suas atividades e decisões, planearem, organizarem, controlarem e analisarem o desempenho das suas empresas eficazmente.

Neste contexto, verifica-se que a utilização do orçamento é imprescindível para o alcance da eficiência na gestão empresarial.

Autor: Ângelo Rêga (Consultor RCR) – ver perfil Linkedin