Nas nossas mais recentes publicações temo-nos focado nos aspetos diferenciadores dos das empresas de contabilidade, nomeadamente no quão importante é pensar sobre que tipo de serviço a sua empresa precisa e que efetivamente serve de forma mais eficaz as suas necessidades.

É prático dizer que “o meu contabilista” trata de tudo! Trata mesmo? Estará ele (tão) próximo de si e da sua empresa como você pensa?

Entre outros, os aspetos chave na relação que tem com o seu contabilista deve ser a proximidade e agilidade do seu profissional da contabilidade em notificá-lo das diversas alterações legislativas entre outras alterações significativas que impactam a performance da sua empresa.

Deve ser exigente com o seu contabilista, mas ele também o deve ser em relação a si.

O ano de 2019 irá ficar marcado por uma revolução nos procedimentos de prestação de contas e de cumprimento das obrigações fiscais e a nível da restruturação do modo de preenchimento e subsequente submissão da IES/Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal.

Essas alterações preveem a disponibilização de todos os registos contabilísticos para a Autoridade Tributária e Aduaneira mediante a submissão do ficheiro SAF-T, que terá por objetivo o preenchimento do Anexo A e I da Informação Simplificada Empresarial (IES).

Fruto destas alterações, o envio do ficheiro SAF-T da contabilidade para a AT será efetuado imediatamente após as datas legais de aprovação de contas das empresas pelo que, existe a necessidade de obtenção de toda a documentação da contabilidade relacionada com a empresa atempadamente, por forma a permitir o seu tratamento contabilístico e inclusão dos registos no ficheiro a ser submetido.

Este procedimento obriga a que o seu contabilista seja exigente, não só na otimização de processos, como também em relação à necessidade de ter a sua documentação da contabilidade entregue de forma atempada.

Tais procedimentos originam uma maior organização por parte dos serviços prestados às empresas a nível do acompanhamento contabilístico.

Ou seja, quanto mais célere é na entrega dos documentos da sua contabilidade, mais rapidamente é feito o tratamento contabilístico, serviços de reconciliação e verificação e demais responsabilidades legais, e consequentemente, mais rapidamente consegue ter nas suas mãos relatórios mensais que reflitam o desempenho da sua empresa e que sirvam de apoio aos seus processos de decisão bem como um melhor planeamento fiscal.

Tendo isto em mente, será tão mais fácil cumprir esta obrigatoriedade imposta, como para si pressupõe o cumprimento das boas práticas das suas obrigações para com a AT.

Para que isto seja possível haverá a necessidade de ter impreterivelmente toda a documentação contabilística (extratos bancários, faturas de compra, SAF-T de vendas, folhas de caixa, justificativos de folhas de deslocações de funcionários e respetivas despesas, etc.), até ao dia 10 do mês seguinte a que a mesma disser respeito.

Na falta de entrega da documentação até à data acima apresentada, não poderá ser garantido o cumprimento dos registos contabilísticos dentro do prazo legal (90 dias), tendo tal incumprimento a potencial aplicação de coimas por parte da AT.

Adicionalmente estas obrigações vão originar que a AT tenha acesso a todos os movimentos da sua contabilidade através do SAF-T, tais como, por exemplo, movimento bancário, margens do negócio, lista de clientes e fornecedores, etc. A falta do envio desta informação poderá originar coimas pelas quais será responsabilizado.

Deverá ser uma constatação que a relação com o seu contabilista deve-se pautar por uma proximidade que lhe permita estar conhecedor de todas as alterações legislativas que ocorram e que possam afetar a sua empresa.

A sua documentação da contabilidade deverá ser entregue até ao dia 10 de cada mês. Ao fazê-lo, está a potenciar a prestação de um melhor serviço para si e para a sua empresa. Documentação entregue de forma mais célere permite disponibilizar relatórios mensais para analisar a performance da sua empresa, bem como fazer um planeamento fiscal de forma atempa.

Considere sempre a prestação de serviços diferenciados e que de facto entregam valor aos gestores, que o ajudam a gerir melhor a sua empresa, a planear e a gerir orçamentos, potenciando crescimento e o apoio essencial na vertente estratégica da empresa.

Autor: Ernestina Sousa (Contabilista Certificada) – Sócia/Gerente RCR