Já considerou a necessidade premente da utilização de um Software de Gestão de Projetosna sua empresa? Ou já lhe ocorreu quais as razões e os benefícios para usar um Software na Gestão dos seus Projetos?

Podemos dizer que, na verdade, a gestão de projetos não é linear, até porque em causa estão vários fatores, quer internos quer externos ao funcionamento de uma organização, que devem ser considerados para que o terminus de um projeto resulte no sucesso esperado.

Além disso, uma empresa conhecendo as suas particularidades, a sua área de negócio, os objetivos aliados com a estratégia definida, os quais devem ser cumpridos de forma a obter vantagens competitivas, deve procurar não uma mera ferramenta para a gestão de projetos, mas sim um Software de Gestão de Projetos que se integre com os seus processos.

É notório que as empresas estão mais orientadas para ferramentas de gestão que auxiliem o trabalho dos gestores. A procura de ferramentas de Gestão de Projetos tem sido crescente. As empresas não podem ficar “retidas” no tempo, no entanto mesmo com as novas tecnologias, nem sempre conseguem acompanhar os fatores de sucesso, é por isso importante a escolha de um Software de Gestão de Projetos que se enquadre nos seus processos.

Já McManus, (McManus, D. J. (2014)) em “A project management perspective of information system development. Management Services” referia a necessidade que as organizações têm em alinhar as soluções das tecnologias de informação com as necessidades do negócio.

O PMBOK é um guia de referência e de orientação de profissionais sobre a Gestão de Projetos, onde são apresentadas e consolidadas informações de boas práticas para a execução de um projeto, independentemente do Software de Gestão de Projetos utilizado.

Assim, para o PMBOK, «o sucesso de um projeto deve ser medido em termos da sua conclusão dentro das restrições do âmbito, tempo, custo, qualidade, recursos e riscos, conforme aprovado entre os gestores de projeto e as equipas de gestão»

Tendo uma organização mais do que um projeto a decorrer e/ou a implementar, torna-se difícil a gestão sem uma base de suporte comum, acessível a todos os seus intervenientes de forma a garantir uma padronização de indicadores e conferir a devida agilidade no tratamento dos processos.

Desta forma, um Software de Gestão de Projetos confere essa possibilidade, como base num suporte acessível, ao desenvolvimento, à organização e à gestão de projetos, não só para o(s) gestor(es) do(s) projeto(s), mas também para toda a equipa, acabando por se tornar numa tarefa mais facilitada.

Quando não se tem um Software de Gestão de Projetos, dificilmente se pode verificar o andamento do projeto em tempo útil, de forma a evitar eventuais riscos associados, como a (re)distribuição de tarefas, quando necessário, milestones criados/realizados/por realizar, entre outras questões pertinentes. E para isso, nada como um Software de Gestão de Projetos que confira uma visão global do estado do projeto, com, por exemplo, a identificação de milestones já atingidos/por atingir e/ou as dificuldades encontradas/ultrapassadas ou por ultrapassar, mediante um painel de projeto(s) que confira um suporte colaborativo.

Nada como o conhecimento em tempo real do estado e progresso dos projetos. Um Software de Gestão de Projetos confere essa mesma possibilidade de visualização, permitindo o respetivo controlo.

Desta forma, não só permite que todos os intervenientes visualizem a situação atual do andamento do projeto, que pode conduzir a uma maior motivação, esforço e empenho, como permite a comunicação em tempo útil de alguma necessidade de ajuste.

Um Software de Gestão de Projetos, através de múltiplas utilidades, nomeadamente a possibilidade de coordenação de pessoas e outros recursos para a realização do que foi planeado, o controlo mediante monitorização e avaliação do seu progresso, com a tomada de ações corretivas quando necessárias, contribui para uma gestão melhorada e benéfica de forma a assegurar que os objetivos do projeto estão a ser atingidos e/ou se existe a necessidade de melhorar/aperfeiçoar, no caso da existência de desvios face ao planeado.

Pode ser referido igualmente, que com um Software de Gestão de Projetos é possível a visualização dos recursos afetos a determinadas tarefas e a sua respetiva situação, de forma prática e simples, designadamente através de gráficos de Gantt.

Será importante referir ainda que, realizar o controlo da qualidade nas suas várias etapas, faz parte integrante de uma boa gestão de projetos. Um Software de Gestão de Projetos permite de igual forma a análise de tendências que podem ser realizadas com a utilização de gráficos de execução, bem como o controlo de custos e orçamentos bem como prazos associados ao projeto.

Por isso, conduzir a gestão de projetos de forma organizada, é um momento fundamental e um Software de Gestão de Projetos não só agiliza o processo, como também salvaguarda todo o histórico, ficando o mesmo disponível para aprendizagens futuras.

Desta forma, a formalização do seu encerramento garante a aceitação final das entregas, a avaliação e aceitação do desempenho do projeto, o seu sucesso ou fracasso.

Podemos dizer que na prática o Software de Gestão de Projetos otimiza o processo de gestão de projetos, permitindo a agilidade, o dinamismo, a produtividade e estimulando a comunicação de todas as partes envolvidas.

Assim e no sentido de uma empresa evitar surpresas, antecipar situações desfavoráveis, agilizar as decisões, melhorar continuamente os projetos, expandir a comunicação, definir as projeções de necessidades de recursos, fornecer um mecanismo para medição do desempenho, valerá a pena apostar num Software de Gestão de Projetos.

Escrito por: Ângelo Rêga (Consultor RCR) – ver perfil Linkedin